3 Workshop
3.1 Überblick
- Ziel: Das Projektteam arbeitsfähig machen.
- Kennenlernen des Projektteams und der Fähigkeiten. (Wer arbeitet mit mir? Was können wir?)
- Kennenlernen der Auftraggeberin und der Projektaufgabe. (Was ist gewollt und gebraucht?)
- Festlegung einer Arbeitsstruktur. (Wie erreichen wir das Ziel?)
- Zeitrahmen: 1 Wochenende
- Zeitaufwand: Vorbereitung (etwa 4 Wochen Laufzeit, dabei für Projektkoordinatorin etwa 6h/Woche). Durchführung (1 Wochenende für Projektleiterin. Wenn möglich auch die Projektkoordinatorin). Nachbereitung (1 Woche Laufzeit, etwa 2h)
- relevante Player: Projektkoordinatorin, Projektleiterin, Auftraggeberin, Projektteam.
3.2 Anleitung
3.2.1 Einleitung
Der Workshop bildet den Auftakt der Projektarbeit im Team und nimmt daher eine besondere Rolle im Projektverlauf ein. An einem Wochenende kommen die relevanten Stakeholder des Projektes physisch zusammen, um das konkrete Ziel, Arbeitsweise und Vorgehen zu besprechen. Die Projektkoodinatorin übergibt an diesem Wochenende die inhaltliche Arbeit an die Projektleiterin, die mit ihrem Team die Ausarbeitung entsprechend des Projektrahmens übernimmt.
Ziele des Wochenendes sind:
- Das Projektteam kennt die Ziele und Werte von CorrelAid, begreift sich als Teil dessen und kennt die Ziele und Werte der Auftraggeberin.
- Das Projektteam kennt die Erwartungen und Ziele der Partnerorganisation und macht sich diese zu eigen.
- Das Projektteam identifiziert sich mit der Aufgabe und hat eine eigene Vision für die Arbeit entwickelt.
- Das Projektteam kennt die eigenen Stärken und Schwächen und hat eine vorläufige Aufgabenverteilung entwickelt.
- Das Projektteam hat einen vorläufigen Projektplan mit konkreten Verantwortlichkeiten und Deadlines für die Aufgabe entworfen.
- Das Projektteam hatte Spaß am Wochenende des Workshops.
Für die Vorbereitung des Workshops ist die Projektkoordinatorin in Absprache mit der Projektleiterin zuständig. Beide sind inhaltlich in die /Durchführung entsprechend ihrer Verantwortlichkeiten eingebunden. Die Projektkoordinatorin und Projektleiterin stimmen sich frühzeitig ab, wer welche Verantwortlichkeiten bei der Vorbereitung und Durchführung des Workshops hat. Wenn in diesem Kapitel von Tätigkeiten gesprochen wird, die die Projektkoordinatorin oder die Projektleiterin übernimmt, so sind dies bloß Vorschläge für einen erfolgreichen Workshop.
3.2.2 Vorbereitungen: Orga & Admin
Der Termin und der Ort für den Workshop wurde bereits vor der Ausschreibung des Projekts festgelegt. Die Partnerorganisation ist für die Finanzierung und die Logistik vor Ort - inbesondere Raum und Catering - zuständig. Die Projektkoordinatorin begleitet diesen Prozess in enger Absprache mit der Partnerorganisation, ohne die Aufgabe aber selbst zu übernehmen!
Darüber hinaus organisiert werden muss die An- und Abreise des Projektteams, deren Unterbringung und die inhaltliche Ausgestaltung des Workshops.
3.2.2.1 An- und Abreise
Die Mitglieder des Projektteams kümmern sich eigenständig um ihre Anreise. Die Fahrtkosten können sie nach der Veranstaltung mit der Partnerorganisation abrechnen. Die Richtlinien für die Reisekostenerstattung stimmt die Projektkoordinatorin mit der Partnerorganisation vorher ab. Sie teilt diese dann den Teilnehmenden frühzeitig mit. Die Projektteammitglieder sollten bevorzugt mit öffentlichen Verkehrsmitteln (Bahn oder Bus) anreisen und auf Flugreisen verzichten.
3.2.2.2 Unterbringung
Wenn die Teilnehmenden nicht durch die Partnerorganisation untergebracht werden, muss auch diese durch die Projektkoordinatorin organisiert werden. Etwaige Kosten hat die Partnerorganisation zu tragen. Für die Unterbringung bieten sich je nach Tagungsort verschiedene Modelle an. Auf jeden Fall ist zu bedenken, das Wissen des Netzwerkes - Wer lebt an diesem Ort? - zu nutzen, eventuell können die Teilnehmenden sogar bei weiteren Netzwerkmitgliedern untergebracht werden.
Für die Gruppenprozesse ist allerdings eine gemeinschaftliche Unterbringung wünschenswert. Jugendherbergen und Hostels sind hier eine interessante und preiswerte Infrastruktur. Wie immer gilt: nutze das Wissen des Netzwerkes!
3.2.2.3 Material und weitere Auslagen
Weitere Auslagen der Projektkoordinatorin zur Vorbereitung des Workshops (Moderationsmaterial, …) können mit vorheriger Absprache über den CorrelAid e.V. abgerechnet werden. Die Projektleiterin nimmt vor der Anschaffung Kontakt zur Kassenwärtin auf, für die Abrechnung selbst wird die originale Rechnung benötigt. Die Projektkoordinatorin macht eine Liste, welche weiteren Materialien vor Ort gebraucht werden und teilt diese der Partnerorganisation mit. Eigentlich immer gebraucht werden: Beamer und Stromkabel, Moderationsmaterialien, Stifte, aber auch Obst, Getränke und Snacks für Zwischendurch.
3.2.2.4 Accounts und Co.
Alle Mitglieder des Projektteams sollen vor dem Workshopwochenende bereits einen Slack-Account mit Zugriff auf die Slack-Plattform von CorrelAid bekommen. Die Projektkoordinatorin richtet dazu einen geschlossenen Channel für die interne Kommunikation ein. Die Projektkoordinatorin ist Mitglied in diesem Channel und kommuniziert so während dem Projekt mit dem Team. Das Team sollte im Vorfeld des Workshops noch einmal auf die Infrastruktur von CorrelAid aufmerksam gemacht werden. Ein Zugang zur CorrelCloud kann dann auf Nachfrage eingerichtet werden. Zusätzlich sollte ein Hinweis auf das Projekthandbuch erfolgen.
3.2.2.5 Informationen für die Teilnehmenden
Informiere die Teilnehmenden möglichst frühzeitig über die Workshopmodalitäten, d.h. den Tagungsort und Zeitrahmen, Unterbringung und den groben Ablauf des Wochenendes. Frage unbedingt auch Bedürfnisse die Unterbringung und das Essen betreffend ab und kommuniziere diese der Partnerorganisation. Die Projektleiterin weist die Projektteammitglieder darauf hin, dass sie ihre Laptops mitbringen sollen. Eine Woche vor dem Workshop versendet die Projektkoordinatorin an alle Teilnehmenden eine Erinnerungsmail. Diese enthält auch einen detalierten Ablaufplan und die Datenschutzerklärung, die alle Projektteammitglieder auf dem Workshop unterzeichnen müssen. Wird diese Unterschrift verweigert, ist eine Teilnahme an dem Projekt leider nicht möglich.
3.2.3 Checkliste
- [ ] Alle Teilnehmenden haben eine Unterkunft für die Zeit des Workshops.
- [ ] Für die Workshop-Sessions stehen Räumlichkeiten zur Verfügung.
- [ ] Für die Sessions stehen die benötigten Materialien zur Verfügung.
- [ ] Alle Teilnehmenden sind entsprechend ihrer Bedürfnisse für die Zeit des Workshops mit Essen und Getränken versorgt.
- [ ] Die Projektleiterin hat ein Briefing, die Partnerorganistion und den Projektrahmen betreffend, bekommen und kann ihre Teile zum Workshop beitragen.
- [ ] Alle Teilnehmenden sind bis zwei Wochen vor dem Workshop soweit möglich die konkreten Informationen (Unterkunft, Verpflegung, Fahrtkostenabrechnung, Ablaufplan) zugegangen.
- [ ] Alle Teilnehmende haben die Infos zu den verschiedenen, benötigten Accounts erhalten und diese eingerichtet (Slack und CorrelCloud)
- [ ] Allen Teilnehmenden ist dieses Handbuch als Überblick über die Projektarbeit zugegangen.
- [ ] Allen Teilnehmenden ist eine Woche vor der Veranstaltung eine Erinnerungsmail mit detalliertem Programm und der Datenschutzerklärung zugegangen.
3.2.4 Durchführung: Workshopping
Die inhaltliche Planung des Wochenendes sollte sich eng an die oben formulierten Ziele anlehnen. Die ist ein Vorschlag für den Ablauf des Workshops, inklusive Templates und hilfreichen Methoden. Natürlich kann und muss der Ablauf den Gegebenheiten vor Ort und den Bedürfnissen der Stakeholder entsprechend angepasst werden! Wichtig ist, dass die Projektkoordinatorin im Blick behält, dass neben der inhaltlichen Arbeit besonders auch soziale Arbeit an dem Wochenende geleistet werden muss. Beachtet Gruppenprozesse und gebt ihnen Raum! Das stärkt letztendlich den Zusammenhalt der Gruppe, die Motivationslage und vereinfacht so später die Zusammenarbeit. Schafft Räume für informellen Austausch und Gemeinsamkeit.
3.2.4.1 Rolle der Auftraggeberin
Die Auftraggeberin sollte während des Workshops vor Ort sein, mindestens am Freitagabend und Samstagnachmittag. Sie ist dafür veranwortlich, dass dem Projektteam die Zielsetzung des Projekts erklärt, die Werte und Impacts der Organisation erklärt werden. Am Samstag sollte der entwickelte Projektablauf gemeinsam mit ihr auf den für die Auftraggeberin gewünschten Impact abgeglichen werden.
| Wann? | Was? |
|---|---|
| Freitag | Ankunft und Kennenlernen |
| gemeinsames Abendessen | |
| Vorstellung der Teilnehmenden und Erwartungsabfrage | |
| Vorstellung von CorrelAid und der Partnerorganisation. | |
| Samstag | Hauptworkshoptag: etwa 3h Vormittags, 3h Nachmittags, 3h Abends nach Bedarf |
| Vorstellung des Projektes, Datenschutz, Kommunikationskanäle | |
| ! Das Projekt vorstrukturieren und Aufgabenbereiche abstecken! (wird den größten Teil des Tages einnehmen) | |
| Raum für eine gemeinsame Abendveranstaltung! | |
| Sonntag | Vormittags eine Session: Zeitplan und konkrete Verantwortlichkeiten klären! Rücksprache mit der Partnerorganisation. Abschlussreflexion mit allen Teilnehmenden. |
| Abreise nach einem gemeinsamen Mittagessen. |
3.2.4.2 Moderation
Die Projektkoordinatorin nimmt während des Workshops die Rolle einer Moderatorin ein. Im Verlauf des Samstages kann diese Rolle bewusst an die Projektleiterin abgegeben werden! Mehr zu den Aufgaben einer Moderation findest du hier.
Ein einfaches Set an Methoden, um als Gruppe zusammenzuarbeiten, findest du hier. Nicht alle werden zu eurem Team und euren Bedürfnissen passen, also probiert aus und verwerft unpassendes.
3.2.5 Ankommen. Freitag.
Überlege dir, wann und in welchem Kontext du die Teilnehmenden begrüßen willst. First things first, also gib ihnen Zeit, ihre Sachen in ihre Unterkunft zu bringen, sich kurz umzuschauen. Vermutlich wird es nach der Anreise sinnvoll sein, zunächst gemeinsam zu Essen und im Anschluss gemeinsam in das Wochenende zu starten.
3.2.5.1 Vorstellung der Teammitglieder und Kennenlernen
Ein funktionierendes Team muss sich kennen. Dafür braucht es von Beginn an Zeit und zwischendurch immer wieder informelle Phasen. Beachtet Gruppenprozesse und Bedürfnisse der Teammitglieder.
Stellt euch vor, erklärt die Agenda für das Wochenende, fragt Erwartungen/Befürchtungen ab, klärt gemeinsame Spielregeln und worauf geachtet werden muss. Aber: überfüllt den Freitag auch nicht. Gerade das kennenlernen neuer Menschen braucht seine Zeit. Hilfreich können hier Ice-breaker-Spiele sein, einige Vorschläge finden sich im Anhang.
3.2.5.2 Vorstellung von CorrelAid (Ziele, Werte, Netzwerk)
Kurze Präsentation von CorrelAid durch die Projektkoordinatorin, dazu kann das Template genutzt werden. Wichtig ist, dass das Team die Idee, Zielsetzung und Werte von CorrelAid kennt und versteht, dass sie Teil des Netzwerks, dass sie CorrelAid sind.
3.2.5.3 Vorstellung der Partnerorganisation und des konkreten Projektes. Freitag.
Der erste thematische Aufschlag erfolgt über die Präsentation der Partnerorganisation. Diese stellt sich in der Regel selbst vor. Alternativ übernimmts die Projektleiterin übernimmt diese Aufgabe. Dafür muss die Projektkoordinatorin die Projekleiterin im Vorfeld des Workshops briefen, da die Kommmunikation mit der NGO vorher über die Koordinatorin läuft!
Der Fokus sollte an diesem Abend auf die Arbeit der NGO, deren Praxis und Werte gelegt werden, um ein Verständnis dafür zu entwickeln, “für wen wir da eigentlich arbeiten.” Die eigentliche Problemstellung sollte danach kurz angerissen und Verständnisfragen geklärt werden. Wichtig ist, dass die Auftraggeberin klar macht, welchen Impact sie sich von dem Projekt erhofft und welche Erwartungen sie an das PRojekt hat. Für die konkrete Arbeit am Projektplan ist dann am Samstag noch genug Zeit. Darüber hinaus bietet der Abend bei einem Kaltgetränk noch genug Raum, im informellen Rahmen über das Projekt nachzusinnen und sich kennen zu lernen.
3.2.6 Ein Projekt Planen. Samstag.
Der Samstag verfolgt zwei große Ziele: Zum einen soll das Team das Projekt kennenlernen und für sich strukturieren, zum Anderen sich als Team finden und arbeitsfähig werden. Wenn es die Zeit zulässt, können am Samstag auch bereits potentielle Datenquellen gesucht und erkundet werden. Priorität hat aber das entwickeln einer Projektstruktur und eines -prozesses!
3.2.6.1 Das Projekt.
Nach der Vorstellung des Projektes am Freitag geht es heute darum, das Projekt selbst anzugehen. Dazu sollten alle relevanten Infos noch einmal (kurz) präsentiert werden. Was ist die Zielsetzung des Projekts, welche Daten sind vorhanden, in welchem Zeitrahmen soll das Projekt fertig werden, welche Personen sind beteiligt?
Am Ende solltet das Projektteam das Projekt in übersichtliche Teilprojekte zerlegt haben und für das Team sinnvolle Arbeitsschritte festgelegt haben. Die Zusammenarbeit im Projektteam wird in Kapitel 3 näher beschrieben.
Als dezentral zusammenarbeitendes Team sollte das Projektteam außerdem Rythmen für seine Arbeit festlegen. Wie häufig finden Telefonkonferenzen statt? Wie häufig und wie wird mit der Parnerorganisation gesprochen? Gibt es Themen, die in einer bestimmten Regelmäßigkeit angesprochen werden sollten?
3.2.6.2 Befähigung zu Nutzung der Tools
Wir nutzen bei CorrelAid und in den Projekten viele Tools, die die dezentrale Zusammenarbeit vereinfachen oder ermöglichen. Dafür müssen aber alle Teilnehmenden Zugriff auf diese haben! Beachtet, dass das Anlegen von Accounts und das Erlernen des Umgangs mit diesen Tools Zeit kostet. Möglich ist sowohl eine Session an dem Wochenende, als auch der Verweis auf Einführungen und Erklärungen, die unten verlinkt sind. Schätze entsprechend der Fähigkeiten eures Teams ab, wie viel Zeit ihr hier aufbringen wollt. Die zu besprechenden Tools sind:
- Slack
- CorrelCloud
Die Mitglieder des Projektteams wurden schon vor dem Workshop zu Slack und der CorrelClould eingeladen und sollten bereits ihre Accounts eingerichtet haben. Auf dem Workshop soll kurz besprochen werden, wie die Teams diese Kanäle nutzen.
3.2.6.3 Datenschutzkonzept
Den Teammitgliedern ist bereits vor dem Workshop das Datenschutzkonzept von CorrelAid zugegangen. Verständnisfragen sollten an dem Wochenende ihren Raum haben, bei großen, technischen Hindernissen kann auch eine eigene Session zum Datenschutz veranstaltet werden. Datenschutz hat für CorrelAid oberste Priorität, also nehmt euch im Zweifel die Zeit dafür. Die Techniken und Praxen können alternativ aber auch in einer Telefonkonferenz zu Beginn des Projektes erklärt und erprobt werden.
In jedem Fall müssen alle Projektteammitglieder während des Workshopes die Datenschutzerklärung (zwei Fassungen, eine für CorrelAid und eine für die Projektteammitglieder) unterzeichnen.
3.2.7 Weiterarbeiten. Sonntag.
3.2.7.1 Zeitplan, Aufgaben und Verantwortlichkeiten erarbeiten als Team
Nachdem am Samstag ein Projektplan entstanden ist, müssen heute feste Verantwortlichkeiten und Deadlines bestimmt werden. Achtet darauf, dass es viel Zeit brauchen kann, an alle notwendigen Datensätze zu kommen und Projekte mit vielen Stakeholdern ihre Abstimmungszeiten brauchen!
3.2.7.2 Reflexion und Abschied: Start in die Arbeitsphase
Immer, wenn Menschen aufeinander treffen und miteinander arbeiten, entstehen soziale Erfahrungen. Um mit diesen bewusst umzugehen und sich als Team und Netzwerk weiterentwickeln zu können, gehört eine Auswertung des Erlebten zu einem zentralen Baustein unserer Zusammenarbeit. Einige Methoden hierfür sind im 07_Appendix aufgeführt.
3.3 weitere Texte
- Pitfall! Scheduling. With multiple stakeholders comes multiple scheduling headaches. Don’t underestimate how tough it will be to simply get calls on people’s calendars and always plan more time than you think to get review, feedback and sign off. Set expectations early about response time and hold each other accountable.
Herausforderung! Terminfindung. Die Herausfordernung mehrere Stakeholdern für einen Termin zusammenzubekommen ist nicht zu unterschätzen. Unterschätzt nicht, wie schwierig es sein wird, einfache Anrufe auf die Kalender aller Beteiligten zu bekommen. Plant immer mehr Zeit ein als ihr denkt, ihr brauchten werdet um Rückmeldungen zu bekommen. Setzt frühzeitig klare Erwartungen was Reaktionszeiten anbelangt und haltet euch gegenseitig verantwortlich.
- Pitfall! Getting. That. Data. It´s never easy. It´s rarely pretty. And it always take much longer than you can imagine.
Herausforderung! Diese. Daten. Bekommen. Es ist niemals leicht. Es ist selten hübsch. Und es braucht immer länger als man sich vorstellen kann.
3.4 Checkliste
- [ ] Bitte vergesst nicht, während der Veranstaltung Fotos zu machen! Beachtet aber bitte, wenn jemand nicht fotografiert werden will.
- [ ] Kontrollfragen:
- Wer ist der Endanwender meiner Arbeit? In welche Arbeitsabläufe müssen die Deliverables passen?
- Wie helfe ich der Organisation, das implementieren zu können, was wir gemeinsam geschaffen haben?
- Was bedeutet “komplett” für unser Projekt? Welche Art von Dokumentation erwartet unsere Partnerorganisation - grober Code, kommentierter Code, einen vollständigen Bericht?
- [ ] Du weißt, dass du fertig bist, wenn …
- die Teilehmenden eine Unterkunft, Tagungsräume, Verpflegung und eine organisierte Anreise haben und darum wissen.
- das Projektteam nach sich dem Workshopwochenende kennt, weiß, wie es zusammenarbeiten will und einen Projektplan mit Meilensteinen und klaren Verantwortlichkeiten entwickelt hat.
- du als Projektkoordinatorin das Gefühl hast, gerade nicht mehr in den Projektprozess eingreifen zu müssen.
3.5 Templates
- Template Präsentation: Vorstellung CorrelAid e.V.
03_pr/ - Template Präsentation Vorstellung Tools