7 Follow Up (mit der Partnerorganisation)
Ziel des Follow-Ups ist es folgende Fragen zu beantworten: - Wie wurde mit den Ergebnissen unseres Projektes umgegangen? - Gab es Probleme mit unseren Ergebnissen? - Wie hat unser Projekt der NPO geholfen? - Konnten konkrete Verbesserungen festgestellt werden? vielleicht sogar messbare Veränderungen? - Kann die Partnerorganisation Testimonials für unsere Öffentlichkeitsarbeit machen?
Zeitaufwand: 1 h Haufigkeit: min. einmal dem Projekt Relevante Ansprechspartner: Auftraggebende Organisation, Projektleiter (im Loop halten)
7.1 Anleitung
Nach Ende des Projekts sollte es mindestens eine Follow-Up Kommunikation mit der Partnerorganisation geben. Direkt nach der Abgabe von Projektbericht kontaktiert die Projektkoordinatorin Projektleiterin und Ansprechspartnerin von Partnerorganisation, um einen Termin für Feedback-Gespräch zu führen. In der Email schreibt Projektleiterin:
- Grund für Feedback-Gespräch: es hilft Projektteam bei Verbesserung der Arbeit in der Zukunft. Es wird zu Entwicklung von CorrelAid beitragen.
- Meeting wird nicht länger als eine Stunde sein.
- Doodle-Link für Telko
- Link von Agenda des Gesprächs (siehe unten) und bitte um Ergänzung
- Falls andere Vorschläge oder Anmerkung, bitte kontaktieren
Falls das Gespräch sehr unerwünscht von Partnerorganisation ist, schickt die Projektkoordinatorin die Projektleiterin ein kurzer semi-strukturierter Fragebogen an Partnerorganisation schicken (siehe Template).
Agenda für Feedback-Gespräch
| Thema | Concrete Fragen | |
|---|---|---|
| Fragen an Projektbericht | Ergebnisse/Methode | |
| Feedback an Projekt (Kommunikation, Qualität von Bericht) | Was läuft gut in der Projektarbeit bzgl. Kommunikation, Projektbericht? | |
| Was sollte verbessert werden? | ||
| Feedback an CorrelAid (Workshop, Koordination, Unterstützung…) | Was läuft gut in der Arbeit von CorrelAid? | |
| Was sollte verbessert werden? | ||
| Öffentlichkeitsarbeit | wie viel Inhalt von Projekt man fuer Oeffentlichkeitsarbeit benutzen darf. | |
| Testimonial | ||
| Follow up | Plant Ihre Organisation, Projektergebnisse umzusetzen? (Falls ja, Termin für die Zukunft, z.B. in drei oder sechs Monate) | |
| Möglichkeit weiterer Kooperation |
Note: Der Zeitpunkt für das zweite Follow-Up ist projektspezifisch zu wählen. Dabei ist darauf zu achten, dass die Organisation Zeit braucht, um die Ergebnisse aus dem Projekt umzusetzen und erste Resultate zu messen.
Falls die Partnerorganisation im Feedback-Gespräch einverstanden ist mit Testimonial, kontaktiert die Projektkoordinatorin die Ansprechspartnerin und fragt nach Text für Textimonial. Die gesammelten Testimonials (im Follow-Up-Fragebogen integriert) werden an das Öffentlichkeitsarbeitsteam weitergeleitet.
Die Projektkoordinatorin fasst Feedback zusammen, postet die Zusammenfassung (den ausgefüllte Feedbackbogen, falls Telko nich stattfindet) auf Slack im Channel #Projekte und in der CorrelCloud hinterlegt. Anschließend werden die Ergebnisse in der Telefonkonferenz besprochen. Danach ist Projektkoordinatorin zuständig dafür, Projektbeschreibung für Öffentlichkeitsarbeit und intern zu erstellen.
In 3 bis 6 Monate (tbd.) kontaktiert die Projektkoordinatorin Partnerorganisation um Umsetzung der Projektergebnisse und weitere Kooperationsmöglichkeit zu reden.
7.2 Templates
7.2.1 Template für Email
{block, type=‘yellow’} Muss noch ergänzt werden. ```
7.2.2 Template für Agenda
| Thema | Concrete Fragen | |
|---|---|---|
| Fragen an Projektbericht | Ergebnisse/Methode | |
| Feedback an Projekt (Kommunikation, Qualität von Bericht) | Was läuft gut in der Projektarbeit bzgl. Kommunikation, Projektbericht? | |
| Was sollte verbessert werden? | ||
| Feedback an CorrelAid (Workshop, Koordination, Unterstützung…) | Was läuft gut in der Arbeit von CorrelAid? | |
| Was sollte verbessert werden? | ||
| Öffentlichkeitsarbeit | wie viel Inhalt von Projekt man fuer Oeffentlichkeitsarbeit benutzen darf. | |
| Testimonial | ||
| Follow up | Plant Ihre Organisation, Projektergebnisse umzusetzen? (Falls ja, Termin für die Zukunft, z.B. in drei oder sechs Monate) | |
| Möglichkeit weiterer Kooperation |