6 Adjourning des Projektteams

6.1 Überblick

• Ziel:
  • Das erfolgreiche Projekt feiern! :tada:
  • Feedback zum Projektverlauf, der Zusammenarbeit im Team und mit CorrelAid sammeln, um künftige Projekte zu verbessern.
  • Eine Umwelt für gegenseitige Feedback zu schaffen, um Lernprozess und persönliche Entwicklungvon Projektmitgliedern zu fördern.
  • Material für Außendarstellung von CorrelAid sammeln.
• Zeitrahmen: ca. 14 Tage
• Zeitaufwand: 6 Stunden für Projektleiterin, 4 Stunden für Projektkoordinatorin
• Relvante Ansprechpersonen: Projektleiter, Projektmitglieder, Projektkoordinatorin

6.2 Prozessgrafik

PK: Projektkoordinatorin PL: Projektleiterin PTM: Projektteammember

• Vorbereitung auf Retrospektive Tag 1-Tag 5
  • Kommunikation mit dem Team zu Retrospektive-Meeting (PL) Tag 1
  • Feststellung von Termin und Vorbereitung von Agenda (PL) Tag 3
  • Ergänzung von Agenda (PTM) Tag 5
  • Übersendung von Tätigkeitsliste (PTM) Tag 1 - Tag 5
• Durchführung auf Retrospektive Tag 6
• Koordinierung von PL und PK zu Teilnahmebescheinigung und Projektleitungerfahrung Tag 7-11
  • Entwurf von Teilnahmebescheinigung an PTM (PL) Tag 7
  • Entwurf von Teilnahmebescheinigung adaptieren und an Projektkoordinatorin schicken (PL) Tag 9
  • Telefonkonferenz von PL und PK: Feedback von PL zu Projektleitung sammeln und Diskussion zu Teilnahmenbescheinigung. Tag 10
• PL übersendet Projektteam Teilnahmebescheinigung Tag 11
• Testimonial Tag 11 -
  • Projektteammitglieder kontaktieren, die sich Testimonial machen will (PK) Tag 11
  • Bestimmung der Texte von Testimonial mit Projektmitgliedern Tag 13
  • Testimonial online posten Tag 14

6.3 Einleitung

Das Adjourning dient dazu, das Projekt, die Arbeit der Projektteammitglieder und die Betreuung durch CorrelAid zu reflektieren, um Lernerfahrungen für die Teammitglieder zu ermöglichen und die Projektarbeit von CorrelAid beständig zu verbessern. So kann langfristig der Projekterfolg sichergestellt werden. Außerdem bietet das Adjourning allen Projektmitgliedern die Chance, einen Nutzen für die persönliche Entwicklung zu ziehen. Im Zentrum des Adjourning steht ein zweistündiges Abschlussmeeting des Projektteams.

6.4 Anleitung

6.4.1 Vorbereitung des Adjourning-Meeting.

6.4.1.1 1. Kommunikation

Die Projektleiterin ist für die Organisation dieses Projektabschnittes verantwortlich. Sie schreibt auf Slack im Team-Kanal die Projektteammitglieder und die Projektkooridnatorin an, um die folgenden Schritte zu erklären: - Zunächst bitte ein Dankeschön für die gute und erfolgreiche Arbeit des Teams nicht vergessen! :tada: - Einladung zum Adjourning-Meeting, um die Projektarbeit zu reflektieren, Dauer ca. 2 Stunden. - Die Projektkoordinatorin bitten, am ersten Teil des Adjourning-Meetings teilzunehmen, um direkt Feedback vom Projektteam zu CorrelAid zu bekommen. - Drei Tage vor dem Meeting versendet die Projektleiterin eine Erinnerung mit der Agenda für das Meeting. Die Projektteammitglieder sind eingeladen bis einen Tag vor dem Meeting die Agenda zu ergänzen. - Nutzt das Slack-Add-On Polly, um einen Termin für das Adjourning-Meeting zu finden. - Jedes Teammitglied soll vor dem Meeting ihre persönliche Tätigkeitsliste sowie ihre privaten Informationen (voller Name, Geburtsdatum) als private Nachricht an die Projektleiterin schicken, damit diese die Teilnahmebescheinigungen austellen kann. Die Projektleiterin stimmt die Tätigkeitsliste im Zweifel mit den einzelnen Projektmitgliedern ab und erstellt die Teilahmebescheinigungen mit der digitalen Signatur des Vorstandes. - Zuletzt sollte das Team Team gemeinsam entscheiden (nutzt Polly), welche Feedback-Methode im Meeting angewedet werden soll. Möglich ist, sich im Meeting direkt und verbal Feedback zu geben (bitte trotzdem vorbereiten) oder sich gegenseitig schriftlich eine Rückmeldung zu geben.

6.4.1.2 2. Vorbereitung der Agenda

Anhand der Umfragenergebnisse auf Slack legt die Projektleiterin den Termin für das Adjourning-Meeting fest. Sie bereitet die Agenda für das Meeting vor (siehe Template Agenda), postet die Agenda auf Slack und bittet um Ergänzungen.

Thema	Fragen
Feedback an CorrelAid (Rekrutierung, Workshop, Koordination, Unterstützung…)	Was läuft gut in der Arbeit von CorrelAid?
	Was sollte verbessert werden?
Testimonial	Teamtestimonials
	Testimonials von einzelnen Mitgliedern
Projekt Review (Zielsetzung, Zeitplan, Zusammenarbeit, Projektleitung, Kommunikation, Arbeitsatmosphäre)	Was lief gut?
	Was lief schlecht in der Projektarbeit?
	Was für Schwierigkeiten gab es?
	Wie kann die Projektarbeit verbessert werden?
Feedback an anderen Teammitgliedern	Was schätze ich an Deiner Arbeit?
	Was wünsche ich Dir für ein besseres Gelingen?
Selbstreflextion	Was habe ich gut gemacht?
	Was sollte ich noch verbessern?

6.4.2 Durchführung des Adjourning-Meetings.

Unter Methodenvorschläge ist ein Vorschlag für den Ablauf des Meetings mit Templates und hilfsreiche Methoden finden. Die Projektleiterin sollte den Ablauf des Meeting den Gegebenheiten und Bedürfnissen der Projektmitglieder anpassen.

Wichtig ist, eine positive Atmosphäre zu schaffen und einen offenen und ehrlichen Austausch zu ermöglichen!

6.4.2.1 1. Begrüßung (10 min)

Die Projektleiterin begrüßt am Anfang das Team und die Projektkoordinatorin. Unterschiedliche Methoden können angewendet werden, um alle Personen zu aktivieren. Beispielsweise die Bitte, dass alle Teilnehmerinnen in einem Satz beschreiben, wo sie gerade herkommen oder was bei ihnen gerade passiert. Anschließend weist die Projektleiterin auf die Agenda hin. Die Projektleiterin erklärt, dass die Projektkoordinatorin nur für den ersten Teil (Feedback zu CorrelAid) da sein wird und nicht am Teaminternen Feedback teilnimmt. Die Projektleiterin nimmt während des Adjourning-Meetings die Rolle der Moderatorin ein. Die Projektleiterin fragt am Anfang des Meetings, wer das Schreiben des Protokolls übernimmt. Das teaminterne Feedback wird nicht protokolliert.

6.4.2.2 2. Feedback zu CorrelAid (30 min)

Die Projektkoordinatorin dankt allen Mitgliedern für die gemeinsame Arbeit und erkläutet den Wunsch von CorrelAid, dass es gerne Feedback vom Projektteam bekommt:

Folgende Fragen könnten gestellt werden: - Wie beurteilt ihr die Betreuung die Projektarbeit durch CorrelAid? - Was wird gut gemacht? - Was kann verbessert werden? - Ist mehr Unterstützung gewünscht? - Hättet ihr Interesse, an einem ähnlichen Projekt wieder mitzumachen?

Themenbereich	Was wird gut gemacht?	Was kann verbessert werden?	Weitere Vorschläge
Rekrutierung
Workshop
Kommunikation
Unterstützung
andere Aspekte

Die Projektkoordinatorin soll zuhören und die Beobachtungen und vom Team wahrnehmen, rückfragen, falls etwas unklar ist und dann wichtige Erkenntnisse formulieren. Sie dankt dem Projektteam für das Feedback und macht deutlich, dass die Teammitglieder sich auch weiterhin gerne mit Feedback bei CorrelAid melden können!

6.4.2.3 3. Feedback zu Projekt (30 min)

Die Projektleiterin fragt nach Feedback von Teammitgliedern zu Projekt. Man kann allgemeines Feedback oder spezifisches Feedback bzgl. einem bestimmt Aspekt, z.B. Zeitmanagement, Transparenz, Entscheidungsfindung, Zusammenarbeit, Ressourcenmangel, fehlende Information.

Folgende Fragen können gestellt werden: - Wie beurteilst du den Erfolg des Projekts? - Wie beurteilst du die Zusammenarbeit innerhalb des Teams? - Hat dir die Arbeit im Projekt Spass gemacht und was Neues gelernt? - Welche Probleme sind bei der Planung und Implementierung des Projekts aufgetreten? - Welche Verbesserungsvorschläge habt ihr für weitere Projekte? - Was hat dir am Projekt besonders gut bzw. schlect gefallen?

Projekt Aspekt	Was ist gut?	Was kann verbessert	Weitere Vorschläge
Kommunikation
Zeitmanagement
Zusammenarbeit
Andere

6.4.2.4 4. Testimonials (5 min)

Die Projektkoordinatorin fragt, ob das Projektteam bzw. einzelne Teamteammitglieder ein Testimonial für die Öffentlichkeitsarbeit von CorrelAid abgeben würden. Sie notiert den Namen und kontaktiert diese nach dem Meeting. Dann verabschiedet sich die Projektkoordinatorin aus dem Meeting.

6.4.2.5 5. Gegenseitige Feedback-Runde (ca. 20 min)

Nach der abgeschlossenen Feedback-Runde zum Projekt beginnt die gegenseitige Feedback-Runde. Dieser Teil des Meetings wird nicht protokolliert, jede Teilnehmerin ist natürlich eingeladen, für sich Notizen zu machen. Hier sollte die Projektleiterin noch einmal explizit auf Feedbackregeln hinweisen: weg von „Du hast dieses und jenes getan“, hin zu „Mir ist aufgefallen, dass…“ :::info WWW-Regel 1. Wahrnehmung schildern: „Ich habe beobachtet, dass…“ Oder „Mir ist aufgefallen, dass…“ 2. Wirkung erläutern: „Das wirkt auf mich, als ob..“ oder „Das hat zur Folge, dass …“ 3. Wunsch formulieren: „Ich würde mir wünschen, dass….“ :::

Vor dem Meeting hat das Team bereits entscheiden, ob sich das Team verbal oder schriftlich Feedback geben will. Je nach Verfahren werden jetzt entweder die vorformulierten Feedbacks via Direktnachricht verschickt und im Anschluss (falls gewollt) Verständnisfragen geklärt oder sich das Feedback direkt verbal gegeben.

6.4.2.6 7. Der Ausklang (10 min)

Zum Abschluss des Adjourning kann jede kurz erläutern, was sie an dem Adjourning-Meeting überrascht hat und/oder was ihm besonders gefallen hat. Die Projektleiterin stellt noch kurz dar, wie es mit den Projektergebnissen weitergeht und lädt zur weiteren Mitarbeit bei CorrelAid ein.

6.4.2.7 8. Housekeeping

Die Projektleiterin fragt, ob alle ihr ihre Daten und Tätigkeitenliste bereits zukommen haben lassen? Sie erläutet, dass sie innerhalb von zwei Tage einen Entwurf für Teilnahmebescheinigung erstellen wird und diesen den Mitglieder zukommen lässt. Diesem sollen die Projektteammitglieder zustimmen oder Änderungen vorschlagen. Danach leitet die Projektleiterin die fertigen Teilnahmebescheinigungen via eMail an den Vorstand des CorrelAid e.V. weiter. Dieser signiert die Teilnahmebescheinigungen und verschickt sie via eMail mit einem Dank versehen an das Projektteam. Nur auf expliziten Wunsch werden die Bescheinigungen postalisch versandt.

6.4.3 Koordinierung zu Erstellung von Teilnahmebescheinigung

6.4.3.1 Teilnahmebescheinigung für Projektteammitglieder

Anhand der Tätigkeitenliste der Teammitglieder erstellt die Projektleiterin für jedes Mitglied - auch sich selbst - die Teilnahmebescheinigung und übersendet diese gesammelt an den aktuellen Vorstand des CorrelAid e.V. Dieser signiert die Teilnahmebescheinigungen und verschickt sie per eMail an das Team. Auf ausdrücklichen Wunsch der Teilnehmenden kann sie auch postalisch verschickt werden.

6.4.4 Erfragen der Erfahrungen der Projektleitering (60-90 Min)

Nach dem Adjourning-Meeting telefonieren die Projektkoordinatorin und die Projektleiterin noch einmal, um die Erfahrung der Projektleiterin zu erfragen und nach Verbesserungsvorschläge zu fragen. In diesem Gespräch soll auch die Vorstellung des abgeschlossenen Projekts in der TelKo besprochen werden und der weitere Projektverlauf geplant werden.

Die Projektkoordinatorin stellt die folgenden Fragen: - Was sollten künftige Projektleiterinnen bei der Planung und Implementierung von Projekten achten? - Weitere Fragen…

Nach der Telefonkonferenz mit der Projektleiterin aktualisiert die Projektkoordinatorin das Projekt-Fact-Sheet, dass in der obersten Ebene des Projekt-Ordners abgelegt ist. - Basic Information von Projekt - Projektinhalt - Partnerorganisation - Datum und Dauer - Projektleiter, Projektkoordinatorin, Projektteammitglieder - Zusammenfassung von Koordinationserfahrung - Feedback von Projektteam - Feedback von Projektleitung - Tipps für Zukunft

6.4.5 Testimonials

Die Projektkoordinatorin schreibt den Projektteammitgliedern, die sich in dem Adjourning-Meeting bereit erklärt haben, ein Testimonial abzugeben, eine Email oder persönliche Nachricht per Slack: - Vielen Dank für die Arbeit und die Bereitschaft, ein Testimonial abzugeben. - Für das Testimonial fragt die Projektkoordinatorin die folgenden Informationen der Teammitglieder ab: - Name - Bezeichnung (Beruf/Studienfach) - Wohnort - Bilder - Zwei/drei Sätze zu Datenanalyse und Projektarbeit bei CorrelAid - Beispieltestimonial zur Inspiration

Nachdem Projektkoordinatorin die Testimonials bekommen hat, redigiert sie die Texte und erbittet dann(!) die Erlaubnis zur Veröffentlichung. Die bestätigten Testimonials werden in der CorrelCloud im Ordner 04_projekte/02_testimonials in einem(!) Dokument, das nach dem Projekt benannt wird, abgelegt. Außerdem wird in das Core-Team in der nächsten TelKo informiert, dass die Testimonals vorliegen.

6.5 Checkliste

• [ ] Einladung und Agenda zum Adjourning-Meeting ist an das Projektteam und die Projektkoordinatorin versand worden.
• [ ] Es gibt eine Abstimmung zum Termin und der Feedback-Methode (schriftlich oder verbal) im slack-Channel des Teams.
• [ ] Die Testimonials des Projektes sind in der CorrelCloud hinterlegt.
• [ ] Die Mitglieder des Projektteams haben eine Teilnahmebescheinigung erhalten.
• [ ] Die verschriftlichten Ergebnisse des Feedback sind in der CorrelCloud hinterlegt und mit der Projektkoordinatorin besprochen.
• [ ] Die Projektergebnisse wurden in einer TelKo vorgestellt.

6.6 Templates

• Templates für Teilnahmebescheinigung

Teilnahmebescheinigung - Certificate of Appreciation –

Vorname Nachname

, geboren am xx. Januar xxxx, hat vom [Monat 201x] bis [Monat 201x] erfolgreich in einem Projektteam von CorrelAid e.V. mitgewirkt. CorrelAid e.V. ist ein Netzwerk von DatenanalystInnen, die gemeinnützigen Organisationen durch Analyse- und Beratungsprojekte unterstützten, ihre Ziele zu erreichen und ihren gesellschaftlichen Impact zu vergrößern. CorrelAid e.V. besteht seit 2015 als gemeinnütziger Verein und hat über 450 Mitglieder in Deutschland und anderen Ländern. Das Projekt hatte das Ziel, lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipisicing elit, sed do eiusmod tempor incididunt ut labore et dolore magna aliqua. Ut enim ad minim veniam, quis nostrud exercitation. Folgende Aufgaben wurden von [Vorname] im Rahmen des Projektes übernommen: - Liste der Aufgaben - Drei bis fünf Punkte sollten individuell aufgeführt werden. - Dies kann als Beispiel gesehen werden. [Darüber hinaus gehörte es zu den Aufgaben von [Vorname], regelmäßig Absprachen und Vereinbarungen mit den Auftraggebern zu treffen, die Zeitplanung und das Projektmanagement bei der Durchführung zu steuern sowie die Projektergebnisse zu präsentieren.] [Sie/Er] hat an allen Aspekten des Projekts entscheidend mitgewirkt und durch höchste Einsatzbereitschaft und außerordentliche Teamfähigkeit maßgeblich zum Projekterfolg beigetragen. Wir danken [Vorname] herzlich für ihr Engagement und freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit.

Konstanz, [Datum]

Johannes Müller Vorstand CorrelAid e.V. www.correlaid.org

6.7 Methodenvorschläge

• Nützliche online tools, die die Feedback-Runde erleichten können: ideaboardz, trello
• Andere kostenlose Retrospective Online Tools

6.8 Referenzen & Hinweise

• Scrum
• Agile
• WWW-FEEDBACK (WAHRNEHMUNG – WIRKUNG – WUNSCH)
• BAHN Model - Beobachtung, Auswirkung, Hintergrund, Nachfrage