4 Arbeit im Projektteam

4.1 Überblick

Dieses Kapitel gibt grundlegende Informationen zur Zusammenarbeit im Projektteam und der Zusammenarbeit der Projektkoordinatorin mit dem Projektteam.

  • Ein eigenes Slack für das Projektteam ist sinnvoller als nur ein Channel (im CorrelAid-Slack).
  • Sensible Infos sollten dort aber nicht kommunziert werden.
  • CorrelCloud ist sinnvoller als GitHub. Die technische Hürde ist nicht so groß und primär wird Dateiaustausch, nicht Versionierung benötigt.
  • GNUPG und Enigmail und VeraCrypt haben sich bewährt.
  • Insbesondere letzere bedürfen aber einer Einführung und ggf. Überzeugungsarbeit.
  • Die Software sollte vor dem Einführungsworkshop zur Verfügung gestellt werden. Auf dem Workshop sollte dann gemeinsam installiert und Hilfe geleistet werden. Das spart Zeit, denn Erklärungen fernmündlich im Projektprozess sind aufwändiger.
  • Der Workshop hat sich bewährt. Diejenigen, die keinen hatten, hätten sich einen gewünscht.
  • TelKo im Team einmal die Woche.
  • Einmal im Monat TelKo mit Partnerorganisation.

Das Projektteam entscheidet über seine Arbeitsweise und inhaltliche Arbeit eigenständig. Die ProjektkoordinatorIn unterstützt bei organisatorischen Fragen. Sie ist erste AnsprechpartnerIn bei Fragen jeder Art, inbesondere zum Datenschutz. Sie ist bei grundsätzlichen Absprachen mit der Partnerorganisation einzubeziehen.

4.1.1 Digitale Infrastruktur

Das Projektteam nutzt die folgenden Tools:

  • Slack
  • CorrelCloud (Installation von NextCloud auf dem CorrelAid-Server)
  • R + RStudio
  • GNUPG + Enigmail
  • VeraCrypt

Sämtliche Software ist frei verfügbar. Die Projektteammitglieder werden gebeten, diese vor dem Workshop einzurichten und soweit nötig zu installieren. Während des Workshops wird durch ein Mitglied des Core Teams eine Einführung gemacht, die sicherstellt, dass alle Projektteammitglieder über die notwendige Software verfügen und diese bedienen können. Dazu stehen Folien und eine Handreichung bereit.

4.1.2 Wie kommt das Projektteam an die Daten?

Die Projektleiterin richtet in der CorrelCloud einen Ordner für das Projektteam ein. Dieser befindet sich außerhalb des allgemeinen Ordners “CorrelAid”. Auf den Projekt-Ordner haben nur das Projektteam und die Projektkoordinatorin Zugriff. Die Projektkoordinatorin und die Projektleiterin haben Adminrechte für den Ordner.

Die Projektleiterin organisiert die Datenweitergabe an das Projekteam. Dazu legt sie die Daten, die sie von der Partnerorganisation erhalten hat, im Ordner des Projekts auf der CorrelCloud ab.

4.1.3 Datenschutz

  • Die Datenanalystinnen speichern und analysieren die Daten nur auf einem privaten Rechner. Der Rechner darf nicht Teil eines öffentlich oder teilweise öffentlich zugänglichen Netzwerk sein (kein CIP Pool, kein Internetcafé).
  • Die Datenanalystin speichert die Daten stets in verschlüsselter Form mit der ihr dazu zur Verfügung gestellten Software VeraCrypt.
  • Die Datenanalystin verwendet für die Bearbeitung der Daten ausschließlich von CorrelAid freigegebene Software. Im Zweifel ist die Projektleitung zu fragen, welche Software genutzt werden kann.
  • Auf dem Rechner muss eine aktuelle Anti-Virus-Software installiert sein.
  • Bei der Arbeit mit R darf der Workspace nicht gespeichert werden.
  • Den Teammitgliedern ist es untersagt, die Daten weiterzugeben oder selbstständig Analyseergebnisse zu veröffentlichen.
  • Es ist den Projektteammitgliedern untersagt, spezifische Analyseergebnisse mündlich oder schriftlich an Personen außerhalb des CorrelAid Projektteams weiterzugeben.
  • Daten sind nach dem Projekt zu löschen.
  • Teammitglieder unterschreiben eine Verpflichtungserklärung zum Datenschutz
  • Die Projektteammitglieder kommunizieren Details des Projektes nur mit den anderen Mitgliedern des Projektteams.

4.1.4 Kommunikation mit dem Team und der Partnerorgansation

Für die Kommunikation im Team werden ausschließlich dafür definierte Kommunikationsmittel genutzt. Das dient dem Datenschutz.

Kommunikationskanäle sind

  • Slack
  • Telefonkonferenz
  • E-Mail mit GNPUG
  • CorrelCloud

Die Projektkoordinatorin richtet für das Projektteam ein Slack ein. Auf dieses Slack haben nur das Team und Projektkoordinatorin Zugriff. Projektkoordination und Projektleiterin haben Adminrechte. Das Team richtet sich Kanäle ein, wie es es für zweckmäßig hält. Daten und Passwörter sollen nicht über Slack geteilt werden. Dafür können die CorrelCloud oder verschlüsselte E-Mails genutzt werden. Die Daten werden in der CorrelCloud gespeichert und synchronisiert. Damit steht auch ein Versionsmanagment zur Verfügung, d.h. ältere Versionen von Dateien können wiederhergestellt werden.

Das Team verständigt sich in einer wöchentlichen Telekonferenz über die Fortschritte der vergangenen Woche und die Aufgaben der kommenden Woche. Einmal im Monat wird die Partnerorganisation zur Telefonkonferenz eingeladen. Ob und wie sich die Projektkoordinatorin an den Telefonkonferenzen beteiligt, stimmt sie mit dem Projektteam ab.

4.1.5 Abschluss des Projektes

  • Die Projektleiterin übergibt den Abschlussbericht und eine Kopie des Projektordners an die Projektkoordinatorin.
    • Der Projektbericht wird in der CorrelCloud archiviert.
    • Der Projektordner ebenso, jedoch nur im “Vorstand”-Ordner.
  • Die Projektteammitglieder löschen sämtliche Daten auf ihren Rechnern.
  • Die Projektkoordinatorin archiviert den Slack-Channel.

4.2 Templates

Template für Tagesordnung und Protokoll

Template Protokoll…